SISTEMAS
DE
Que
es un sistema de Información?
Sistema de información. Conjunto organizado
de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales
en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y
distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una
organización,
Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto ordenado de
mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.
Todo sistema de información se compone de una serie de recursos
interconectados y en interacción, dispuestos del modo más conveniente en
base al propósito informativo trazado, como puede ser recabar información
personal, procesar estadísticas, organizar archivo, etc. Estos recursos pueden
ser:
Datos: Cualquier tipo de
información masiva que precisa de organizarse.
Actividades: Procedimientos,
pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.
Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un
sistema informático, si bien estos últimos constituyan a menudo los recursos de
un SI(Sistema de Informacion). Pero existen muchos otros métodos para los
sistemas de información, que no necesariamente pasan por la informática.
Que tipos de sistemas de Información existen?
Sistemas de información más relevantes
Sistemas de procesamiento de transacciones. ...
Sistemas de control de procesos de negocio. ...
Sistemas de colaboración empresarial.
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS). También conocidos como sistemas de gestión
operativa, recopilan la información pertinente a las transacciones de la organización, es
decir, de su funcionamiento.
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS). Monitoriza las variables gerenciales de un área
específica de la organización, a partir de la información interna y externa de
la misma.
Sistemas de Información Gerencial (MIS). Contemplan la información general de la
organización y la comprenden como un todo.
Sistemas de soporte de decisiones (DSS). Orientados al procesamiento de información intra
y extra organizacional, para el apoyo en la conducción de la empresa.
Cuál
es la función de un Sistema de Información?
Concepto: Conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de
prestar atención a las demandas de información de una
organización. Sistema de información. Estos elementos interactúan
entre sí para procesar información y distribuirla de manera
adecuada en función de los objetivos de una organización.
Recolección
Esta
función implica la captura y el registro de datos. Actúa como el órgano
sensorio de la organización. Es una función costosa (con frecuencia es la más
cara del sistema de información) y muy expuesta a la generación de errores,
aunque este último aspecto está siendo atenuado en grado creciente por la
aplicación de nuevas tecnologías de captura de datos, como la lectura de
caracteres
ópticos
o magnéticos y la lectura de código de barras. Un criterio que disminuye tanto
los costos como los errores es el de capturar los datos tan cerca de la fuente
(es decir, del lugar donde se generan) como sea posible.
Clasificación
Esta
función consiste en identificar los datos, agruparlos en conjuntos homogéneos,
y ordenarlos teniendo en cuenta la manera en que será necesario recuperarlos.
Vale decir que los datos se
agrupan
en estructuras diseñadas conforme a las necesidades del uso que se hará de
ellos.
El
almacenamiento de datos en archivos computadorizados dispone de técnicas que
han permitido alcanzar un elevado nivel de refinamiento en este sentido. Sin
embargo, ya que el diseño del
sistema
de clasificación debe hacerse de acuerdo con la forma en que el usuario
recuperará la información, tal diseño no puede ser adecuadamente definido si no
se posee una clara comprensión de los procesos de decisión.
Compresión
La
compresión es la función por la cual se reduce el volumen de los datos sin
disminuir necesariamente la información que suministrarán a su destinatario;
muy por el contrario, la compresión generalmente aumenta o hace más expresivo
el contenido informativo de los datos.
La
compresión puede realizarse mediante varios métodos. Uno de ellos es la
agregación, por el cual se van acumulando informaciones de detalle para obtener
información consolidada de más
alto
nivel.
Otro
método es el filtrado. Mediante el mismo, se elimina información no
significativa. Actúa como un cedazo o cernedor que sólo deja pasar los datos
que tendrán valor para el destinatario. Un típico ejemplo es el de la
información por excepción, en la que sólo se consignan los casos que se desvían
de una norma, en lugar de informar todos los casos, incluso los que cumplen con
la norma.
Otro
método de compresión es el uso de medidas estadísticas (tales como la media, la
moda, la mediana, los cuartiles, el rango, etc.) que describen el
comportamiento, real o pronosticado, de variables probabilísticas. Es frecuente
que sea más ilustrativo, por ejemplo, suministrar el promedio mensual de ventas
de un año que la lista de las ventas de cada uno de los doce meses de ese año.
Teniendo
en cuenta que más importante que la existencia de información es la capacidad
de procesarla, es fundamental que el sistema de información cuente con
componentes que actúen como “compresores”, es decir, proyectados para recibir
más información de la que transmiten.
Almacenamiento
Esta
función se vincula con la conservación física de los datos y con su adecuada
protección. Aunque no todos los datos que procesa un sistema de información se
conservan en dispositivos de computación, éstos constituyen el soporte
prácticamente obligado del banco de datos de las organizaciones. Aun en las
empresas de mayor envergadura en el mundo, la tecnología de computación
disponible permite una capacidad virtualmente ilimitada para mantener este
banco de datos en condiciones de ser consultado en forma inmediata. En materia
de archivos computadorizados, la teoría y la práctica del diseño, la
generación, el mantenimiento, la reorganización y la consulta de las
estructuras de datos han alcanzado un alto grado de sofisticación y eficiencia.
Como una definición general, puede decirse que se denomina “base de datos” a un
conjunto de archivos que responde a la aplicación de herramientas lógicas
orientadas específicamente al logro de esa eficiencia.
A
través de la función de almacenamiento, el sistema de información hace las
veces de memoria de la organización. Al mismo tiempo, la permanente puesta al
día de esa memoria convierte a la base de datos, mediante un modelo simbólico
descriptivo, en la imagen actualizada de la organización.
Recuperación
Esta
función tiene el propósito de suministrar el acceso a la base de datos. Como se
dijo más arriba, depende de un apropiado sistema de clasificación. Cada día
están más difundidas las aplicaciones
de
computación en las que la recuperación de los datos (y, muchas veces, su
actualización) debe hacerse en tiempo real, es decir, en el mismo momento en
que sucede el hecho que genera la necesidad de la recuperación o la
actualización. En estos casos, la computadora interviene en alguna parte de la
ejecución de la propia transacción que demanda el uso o actualización de los
datos.
Procesamiento
El
sistema de información (como todo sistema) es un transformador de entradas en
salidas a través de un proceso. Esta transformación se realiza mediante
cómputos, clasificaciones, cálculos, agregaciones, relaciones, transcripciones
y, en general, operaciones que, no importa qué recursos humanos o tecnológicos
empleen, persiguen el objetivo de convertir datos en información, es decir, en
datos que habrán de tener valor y significado para un usuario. La función de
procesamiento implica, principalmente, la modificación de la base de datos para
mantenerla actualizada.
Transmisión
Esta
función comporta la comunicación entre puntos geográficos distantes, sea por el
traslado físico del sostén de los datos (papeles, dispositivos de archivos
computadorizados, cintas de audio o video, microfichas, etc.) o por la
transmisión de señales (comunicación entre equipos de computación, transmisión
de facsímiles, teléfono, etc.).
Este
aspecto del sistema de información se vincula con la tecnología de
comunicaciones, la que se halla tan asociada con la de la computación, e
igualmente tan desarrollada, que resulta muy difícil trazar una línea de separación
entre ellas. De ahí que suele aplicarse la denominación de telemática a la disciplina o ambiente tecnológico que surge de la
combinación de las telecomunicaciones y la informática.
Las
facilidades disponibles para transmitir datos entre distintos puntos físicos,
así como la amplísima gama de capacidades de equipos de computación, permiten
descentralizar los recursos de computación y las bases de datos. Esto puede
hacerse sin caer en costosas redundancias ni perder la integración de sistemas
y archivos, ya que todos los puntos pueden estar interconectados, compartiendo
recursos y datos, y manteniendo similares grados de actualización de las bases
de datos. Así, se conforman las llamadas redes de procesamiento distribuido, mediante las que se lleva la “inteligencia” de
computación al mismo lugar en que se la necesita, sin caer en los costosos
aislamientos de la descentralización sin comunicación.
Además,
las posibilidades de transmisión de datos a través de redes de comunicaciones
(desde las limitadas al edificio de una organización hasta las
intercontinentales) tienen un impacto fundamental en el planteo estratégico de
las empresas y están produciendo cambios trascendentales en la naturaleza y la
operación de los negocios.
Exhibición
Mediante
esta función, se proporciona una salida de información preparada de modo tal
que resulte legible y útil a su destinatario. En un sistema de información
basado en el uso de computadoras, esta función es la que implica la interfaz
con el ser humano. Todas las funciones descriptas hasta aquí realizan diversos
tratamientos de la información, pero no producen resultados visibles para el
usuario. De ello se encarga esta función de exhibición, la que expone la
información en forma impresa, en una pantalla de representación visual o en
otros dispositivos. La presentación de los resultados tiene particular
importancia para que los mismos revistan el carácter de información, para que
aparezcan con significado ante los ojos del usuario, para que reduzcan la
ignorancia del mismo, y para que lo induzcan a la acción. En la mayor parte de
los sistemas de información ineficientes, el problema central no reside en la
ausencia de información, sino en el ocultamiento o enmascaramiento de la misma
bajo una maraña de datos en las que el usuario debe “hurgar” para encontrar
aquellos que, para él, constituyen información. Esto pone en evidencia la
importancia de la función de compresión, por un lado, y la de la precisa
determinación de las necesidades informativas de cada puesto de la
organización, por el otro.
Elementos de un sistema
de información
Por lo general se considera que todos los SI contienen una diversidad de
elementos clasificables en cinco grandes categorías:
Elementos financieros. Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles de la
organización.
Elementos tecnológicos. Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y la
capacidad de procesamiento automatizado de la información.
Elementos humanos. Básicamente,
personal, tanto especializado y directivo, como no especializado o común.
Elementos materiales. Se refiere al
emplazamiento del sistema, a su soporte físico y ubicación.
Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de conducción, los permisos,
informes, transacciones, etc.
Ejemplos de sistema de información
Algunos ejemplos de SI pueden ser:
Los sistemas de control de calidad, en los que se pide una retroalimentación al cliente y se evalúan los resultados
estadísticamente para elaborar resultados interpretables por la gerencia.
Las bases de datos de una biblioteca, en donde está contenido el grueso volumen de documentos (libros,
revistas, tesis, etc.) de la biblioteca, en función de ubicar y
recuperar cada uno lo más rápida y precisamente posible.
Las hojas de cálculo, en las que se
ingresa información en bruto y se la organiza de manera cuantificable para
obtener directrices de conducción financiera.
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